Тема 6. Время руководителя и эффективность его использования

Дефицит рабочего времени руководителей является в настоящее время одной из важных проблем управления. Он может привести к информационной и психологической перегрузкам менеджеров и являться далеко не последней причиной стрессовых ситуаций. В связи с этим решение вопросов, связанных с эффективным использованием рабочего времени (с этим сталкиваются руководители практически всех уровней управления), является весьма актуальным по отношению к росту эффективности управления.

6.1. Тест «Обладаете ли Вы чувством времени?»

Постоянная нехватка времени при высоком трудовом напряжении руководителей – типичное явление в практике их работы. Поэтому серьезной проблемой является поиск путей рационального использования времени людей, выполняющих функции управления.

Предлагаемый тест позволит улучшить использование рабочего времени [8, с. 167].

Выбирайте один вариант ответа.

1. Есть ли у Вас время, чтобы выспаться среди недели?

а) да;

б) нет;

в) чаще да.

2. Если у Вас много дел, а телефонный разговор затянулся, можете ли Вы закончить беседу вежливой фразой?

а) да;

б) редко;

в) если думаю, что не обижу собеседника.

3. Считаете ли Вы, что определенные дела нужно всегда делать в один и тот же день недели?

а) нет;

б) такое не приходит мне в голову;

в) да.

4. Планируете ли Вы в начале года, как будете проводить отпуск?

а) нет, так как каждый год провожу его одинаково;

б) нет;

в) да.

5. Знаете ли Вы, кто самый близкий друг Вашей жены (мужа) по работе?

а) нет;

б) да;

в) кажется, один раз об этом заходила речь.

6. Есть ли у Вас время на хобби?

а) жалко тратить на это свое время;

б) хорошо, что его хватает на то, что необходимо;

в) да.

7. Решаете ли Вы браться за большую домашнюю работу?

а) да;

б) если нет выхода;

в) нет.

8. Как Вы читаете роман?

а) если интересно, то «глотаю» его, оставив дела;

б) читаю ежедневно несколько страниц;

в) нет на это времени.

9. Есть ли такой день на неделе, когда Вы отключаетесь от дел, отдыхаете?

а) иногда есть, но заранее такой день не планирую;

б) есть;

в) везет тем, кто может себе это позволить.

10. Мучает ли Вас совесть, если чувствуете, что что-то недоделали?

а) мучает всегда;

б) мучает, из-за этого не могу спать;

в) нет.

11. Часто ли из-за работы не хватает времени на семью?

а) да;

б) нет;

в) иногда.

12. Планируете ли Вы в новом году лучше распределять и использовать свое время?

а) планирую, но не верю в успех;

б) для этого не нужен новый год;

в) в этом для меня нет нужды.

Для подсчета суммы баллов используйте таблицу.

Таблица 16

Ключ к тестовому заданию «Обладаете ли вы чувством времени?»

Если Вы набрали:

10 – 40 баллов – у Вас ни на что не хватает времени. Советуем заранее составлять план;

41 – 70 баллов – Вы все успеваете, но есть резервы;

71 – 95 баллов – Вы знаете цену времени, но не являетесь его рабом;

96 – 120 баллов – Вы очень эффективно используете время.

6.2. Тест «Умеете ли Вы ценить время?»

Дефицит времени является в настоящее время одной из серьезных проблем менеджмента. Он ведет к перегрузкам руководящих работников и является одной из причин возникновения стрессов. Поэтому решение проблемы рационального использования рабочего времени представляется весьма актуальным. Предложенный тест поможет ответить на вопрос: «Умеете ли Вы ценить время?» [8, с. 39].

Ответьте на вопросы «да» или «нет».

1. Есть ли у Вас желание уменьшить затраты своего времени за счет улучшения организации труда и внедрения оргтехники на своем рабочем месте?

2. Созданы ли Вами какие-то правила, инструкции, позволяющие экономить время?

3. Отдаете ли Вы предпочтение принципу «делай все сам»?

4. Ставится ли Вами цель в беседе?

5. Считаете ли, что в изложении мыслей Вы кратки?

6. Считаете ли, что в разговорах по телефону Вы кратки?

7. При передаче сообщений или сведений предпочитаете ли Вы телефон другим видам связи?

8. Считаете ли Вы, что документы приведены Вами в порядок и отыскиваются почти не глядя?

9. Часто ли Вам приходится выполнять работу, которую могут сделать Ваши подчиненные?

10. Удается ли Вам начинать совещание в точно назначенное время?

11. Устанавливаете ли Вы регламент при его проведении?

12. Часто ли Вы ощущаете, что для эффективной работы Вам не хватает времени?

13. Используете ли Вы в своей работе вычислительную, организационную и другую технику?

14. Умеете ли Вы при проведении «летучек» уложиться в 5 – 10 минут?

Таблица 17

Ключ к тестовому заданию «Умеете ли вы ценить время?»

Если вы набрали:

15 – 21 балл – Вы не умеете ценить время;

22 – 27 баллов – Вы пока не научились ценить время, но Вам не хватает настойчивости в доведении задуманного до конца;

34 – 39 баллов – Вы цените время, благодаря этому Вам постоянно удается добиться хороших результатов.

6.3. Тест «Что мешает Вам эффективно управлять своим временем?»

Важным резервом повышения эффективности труда менеджера является хорошая организация режима работы и отдыха. Каждый современный руководитель должен уметь анализировать свои действия, затраты рабочего времени, технику личной работы [5, с. 167].

Вашему вниманию предлагаются 16 вопросов, для каждого из которых Вы должны выбрать один из трех вариантов ответа.

1. Если утром Вам надо встать пораньше, Вы:

а) заводите будильник?

б) доверяете внутреннему голосу?

в) полагаетесь на случай?

2. Проснувшись утром, Вы:

а) сразу вскакиваете с постели и принимаетесь за дела?

б) встаете не спеша, делаете гимнастику?

в) еще несколько минут нежитесь под одеялом?

3. Из чего состоит Ваш обычный завтрак:

а) из кофе или чая с бутербродами?

б) из мясного блюда и кофе или чая?

в) вообще не завтракаете дома, а едите часов в 10?

4. Какой вариант рабочего распорядка Вы бы предпочли:

а) необходимость точного прихода на работу в одно и то же время?

б) приход в диапазоне плюс-минус 30 минут?

в) гибкий график?

5. Вы предпочли бы, чтобы продолжительность обеденного перерыва давала возможность:

а) успеть поесть в столовой?

б) поесть не торопясь и еще спокойно выпить чашку кофе?

в) поесть не торопясь и еще немного отдохнуть?

6. Сколь часто в суете служебных дел и обязанностей у Вас выдается возможность немного пошутить и посмеяться с коллегами:

а) каждый день?

б) иногда?

в) редко?

7. Если на работе Вы оказываетесь вовлеченным в конфликтную ситуацию, как Вы пытаетесь разрешить ее:

а) долгими дискуссиями?

б) флегматично устраняясь от споров?

в) ясным изложением своей позиции и отказом от споров?

8. Надолго ли Вы обычно задерживаетесь после работы:

а) не более чем на 20 минут?

б) до 1 часа?

в) более 1 часа?

9. Чему Вы обычно посвящаете свое свободное время:

а) общественной работе?

б) хобби?

в) домашним делам?

10. Что означают для Вас встречи с друзьями и прием гостей?

а) возможность встряхнуться и отвлечься от забот?